Como participar de pregão eletrônico: guia para iniciantes

O pregão é a forma mais comum de o poder público comprar: papel, alimentos, equipamentos, uniformes, limpeza, manutenção, TI e muitos outros itens considerados “comuns”, ou seja, que podem ser descritos objetivamente no edital. Por ser eletrônico, empresas de qualquer lugar do país podem disputar.

Como funciona o pregão eletrônico

O órgão publica o edital com a descrição dos itens, as quantidades e as regras. Na data marcada, o sistema abre a sessão pública, conduzida por um pregoeiro. As empresas que cadastraram proposta disputam com lances; a mais bem classificada tem a proposta analisada e, se aprovada, passa pela habilitação. O critério costuma ser o menor preço ou o maior desconto.

O que você precisa antes da primeira sessão

• CNPJ regular e atividade compatível com o item disputado.
• Conta gov.br do representante da empresa, nível prata ou ouro, para acessar o Compras.gov.br.
• Credenciamento no SICAF, com os níveis de habilitação preenchidos. Veja como cadastrar a empresa.
• Documentação de habilitação em dia, conforme o checklist de documentos.

Passo a passo da disputa

1. Leia o edital e o termo de referênciaAnote prazo de entrega, local, amostra, garantia, exigências de habilitação e se o item é exclusivo para ME/EPP.
2. Cadastre a propostaAté a data e hora de abertura, registre valor, marca, modelo e descrição conforme o edital. Em muitos casos, os documentos de habilitação também são enviados nesse momento.
3. Entre na sessão no horárioO pregoeiro abre a sessão e pode desclassificar propostas que não atendam ao edital antes dos lances.
4. Dispute os lancesNo modo aberto, os lances são sucessivos e a disputa se encerra após um período sem novos lances. No modo aberto e fechado, há uma etapa aberta seguida de um lance final sigiloso para as mais bem colocadas. O edital diz qual modo será usado.
5. Negociação e aceitaçãoO pregoeiro pode negociar um preço melhor com a primeira colocada e pedir a proposta ajustada ao lance final, geralmente com prazo curto.
6. HabilitaçãoOs documentos da empresa são analisados. Se houver falha, a próxima colocada é convocada.
7. RecursoAo final, qualquer participante pode manifestar a intenção de recorrer. As razões do recurso seguem o prazo previsto na lei e no edital.
8. Adjudicação e homologaçãoSuperados os recursos, a autoridade homologa o resultado e convoca a vencedora para assinar a ata ou o contrato.

Empate ficto: a vantagem da pequena empresa

Se sua empresa é ME, EPP ou MEI e a sua proposta ficar até 5% acima da melhor oferta de uma empresa de maior porte, você pode apresentar um novo lance, abaixo daquele valor, e ficar com o item. O sistema indica quando isso acontece e abre um prazo curto para o novo lance. Saiba mais em benefícios da LC 123 nas licitações.

Outros portais de pregão

Além do Compras.gov.br, prefeituras e estatais usam plataformas como BLL, Licitações-e (Banco do Brasil), Portal de Compras Públicas, BEC-SP e o portal da Caixa. A lógica da disputa é parecida, mas cada portal tem cadastro próprio e alguns cobram taxa de uso do fornecedor. Confira sempre no edital onde a sessão acontece. Depois de dominar o básico, veja as estratégias para ganhar licitação.

Perguntas frequentes

Pregão eletrônico é só para o governo federal?

Não. Estados e municípios também fazem pregão eletrônico, usando o Compras.gov.br ou outras plataformas. A Lei 14.133 determina que as licitações sejam preferencialmente eletrônicas.

Posso desistir depois de dar um lance?

A proposta e os lances vinculam a empresa. Desistir sem justificativa aceita pelo órgão pode gerar penalidade, por isso defina o seu preço mínimo antes da sessão.

Preciso ficar online a sessão inteira?

Sim, até o fim das etapas de aceitação e habilitação. O pregoeiro se comunica pelo chat do sistema e os prazos para responder costumam ser curtos. Se precisar de apoio nessa etapa, veja nossa assessoria para pregão eletrônico.